Totalmente cierto que hoy en dia , los nuevos sistemas de seguridad, control, rendimiento, reportes, etc., que utilizamos en nuestra empresa son uno de los mejores o más sofisticados a nivel tecnológico y que nos arrojan números y estadísticas a final de cada mes de manera muy concreta y nos permite tener todo al día y a la mano.
Factor humano.
Sin embargo lo que no podemos cambiar de la noche a la mañana es el factor Humano , de nada sirven proceso multimillonarios para arrojarnos numeros y estadisticas , si la base , el origen de esas formulaciones esta mal .
No es tan sole en una empresa donde lo he visto , este error que a continuacion vamos a detallar , es uno de los errores mas comunes que se presentan en las areas comerciales y es un error que por pequeño que sea
( aparentemente ) nos esta costando millones de pesos cuando sacamos la cuenta anual .
ERROR MAS FRECUENTE
El error mas frecuente que hemos detectado en las empresas es la ausencia , la falta , de un registro escrito y firmado , tanto por el proveedor como por el comprador , de los acuerdos comerciales. Las personas cambian , los funcionarios pasan a otras areas , los mismos compradores son promovidos o removidos y lo que debiera ser un control fisico por escrito , con firmas autografas de los acuerdos , condiciones , descuentos , bonificaciones por volumen etc. etc. se deja para despues y usualmente ese despues no llega .
Hemos visto como en aras de la rentabilidad y funcionabilidad de las empresas , recortamos gastos aqui y alla y en ocasiones tenemos que castigar un area para ahorrarnos ese medio punto que estamos dejando de ganar simplemente por no capacitar y entrenar de forma correcta y sistematica a nuestros compradores .
No se trata de que haya mala voluntad o mala fe en el comprador o en el asistente , si el comprador no sabe , si el comprador carece de las herramientas , de la secuencia de datos , es practicamente que lo aplique , no puede hacer lo que no sabe , amen de que por las cargas de trabajo que se tiene en las empresas muchas de estas funciones administrativas se delegan en asistentes o secretarias , que tienen mucho menor idea de la importancia de documentar y registrar estos acuerdos .
No importa que tan sofisticado sea tu sistema contable o cuanto hayas invertido en RP y Sistemas , si la informacion que entra al sistema esta mal , el producto final estara mal , asi de sencillo .
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